Seit 2009 beschäftigt sich Gerit mit Weiterentwicklungen von Prozessen und internen Schulungen bei TEAMBRENNER. Er sagt selbst: „Mein Ziel: innovativ bleiben“. Die Arbeit zahlt sich aus. Denn Ende letzten Jahres ging die letzte von den drei Neuentwicklungen zur TEAMBRENNER Personalsoftware, das Kundenmanagement-Tool an den Start. Ganze vier Jahre Vorbereitungszeit benötigte die Entwicklung. „Vor vier Jahren habe ich das erste Mal auf einem Blatt Papier herumgekritzelt und mir überlegt wie das Tool aussehen und, was es beinhalten könnte“, erzählt Gerit. Der Impuls für diesen Schritt oder generell für jede Innovation ist der Gedanke:

Wie kann ich die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeiter_innen und TEAMBRENNER, Kunde und TEAMBRENNER, Neukunden oder Bewerber_innen besser abbilden und alte Prozesse in innovative Strukturen umzuwandeln?

Die Geschichte des Portals fing damit an, dass Gerit und den Kollegen in der Personalabteilung, die Unübersichtlichkeit beim Eingang neuer Bewerbungen nicht zufrieden stellte.

„Wir hätten gern einen großen Trichter, wo alle Bewerber hineinfallen und wir den Stand der Dinge abfragen und zusätzlich sehen können, wer ein Mitarbeiter geworden ist und wer nicht. Mit allen relevanten Punkten zu Datenschutz und Datensicherheit. „Da begann es bei mir im Kopf zu rattern wie zunächst ein neues Bewerbermanagement und im unmittelbaren Anschluss daran ein Kundenmanagement- und Mitarbeiter-Kommunikationstool innerhalb der Agentur aussehen könnte“, erinnert sich Gerit. Zusammen mit den Projektleitern, Disponenten und den Personalreferenten wurden Ideen für neue innovative Wege gesucht. Die Prozessbeschreibungen dazu, schrieb Gerit auf über 55 Seiten und entwickelte, gemeinsam mit den Spezialisten für Individual-Sofware-Lösungen und langfristigen Partner von TEAMBRENNER der Kunert Business Software GmbH, die zunächst als hauseigenes System angedachte Software. Ein Hineindenken in die Personalstrukturen und Dienstleisterschiene ist seitens der Entwickler wichtig, erklärt Gerit.

Das System wird ständig an die sich veränderten Anforderungen angepasst. So umfasst „TBPersonal“ aktuell verschiedene Module wie Bewerbermanagement mit Jobanzeigen, digitale Mitarbeiterakte, Einsatzplanung, Zeit- und Urlaubserfassung, digitale Auftragsabwicklung mit Angebots- und Rechnungslegung und das Kundenportal mit dem Unternehmen direkt Personal für ihre Veranstaltungen buchen können, Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Mitarbeiterportal mit Self Service und Veranstaltungskalender und zu guter Letzt Kommunikationstools mit Templates im Unternehmensdesign.

„Ich nenne unsere Innovation gern Agentursoftware. Ein Werkzeug, das alle Bereiche der Agentur mit einbezieht, verschmelzen lässt und über die Grenzen der Agentur hinaus trägt.“

Der Mehrwert des Mitarbeiter-Kommunikationstools für die Mitarbeiter wird schnell klar: Das Portal ermöglicht eine bessere Einsicht in die Dienstpläne, eine bessere Planbarkeit der Bewerbungen auf neue Jobs, die Lohnabrechnung und eine übersichtliche Kalenderfunktion. 98% der Mitarbeiter nutzen das neue Tool und kommen mit dem System gut klar. Das heißt natürlich nicht, dass die persönliche Kommunikation wegfällt, der Kanal über das Telefon, sowie persönliche Gespräche bestehen dennoch. „Ganz automatisiert, funktioniert nicht. Die persönliche Betreuung darf nicht ersetzt werden“, sagt Gerit. Viel eher ist das Portal zum jetzigen Zeitpunkt ein Werkzeug für mehr Übersichtlichkeit und Struktur bei Prozessen, die digital schneller erfasst werden können. Die gesparte Zeit gehört dann wieder den Mitarbeitern, auf die bei individuellen Wünschen viel mehr eingegangen werden kann.

Zwischenzeitlich entstand das Gegenstück für unsere Kunden. Der erste Großkunde für das Kundenmanagement-Tool, das Hotel „The Westin“ wird ins Boot geholt und die Kollegen aus dem Bankettbereich des Hotels testen im ersten Step die Agentursoftware im Bereich der klassischen Beauftragung. Und es funktioniert: einfach, zeitsparend und übersichtlich. Die aufbauenden Teilmodule rücken schnell nach. Mittlerweile ist ein Großteil aller Kunden nachgerückt und überzeugt. Das System erfasst beispielsweise direkt die gewünschte Anzahl an Köchen, Servicekräften, Hostessen etc., Verfügbarkeiten, Auftragszeiten und einzelnen Wünschen. Ohne einen riesigen Wulst an E-Mails. Auch eine Bestätigung seitens TEAMBRENNER erfolgt per Klick. Eine Änderung der Datensätze ist bis zu 36 Stunden vor dem Event noch möglich. Ansonsten hilft nur das Telefon – und es kommt gut an.

„Die Kunden erkennen, dass die Fehlerquote sinkt und die Abläufe qualitativ hochwertiger gestaltet sind. Ein Beispiel: Das Eintragen von 80 Diensten für eine gesamte Woche dauerte in der Disposition ca. einen halben Tag. Jetzt sind es 70 Sekunden. Was machen wir mit der restlichen Zeit? Die nutzen wir, um den Auftrag besser zu projektieren und individuelle Planungen abzusprechen. Wir verschieben nur die Arbeitsinhalte Richtung Qualität“, erklärt Gerit. „Das ist gelebte Digitalisierung.“